行政法规编号:5035-04

与政策系列相关:5035 & 5080

标题:收购通用

目的
为学院范围内的竞争性和系统性采购提供指导 确保遵守所有采购规章制度.

声明

1. 当董事会批准，预算资金可用和授权时，可以进行采购 由具有预算权力的适当工作人员负责.
   1. 采购程序由:
      1. 俄勒冈州法规;
      2. 博天堂官方董事会政策;
      3. 博天堂官方 administrative rules; and
      4. 俄勒冈社区大学采购规则.
   2. 任何不遵守既定程序的人应承担个人责任 滥用资金.
   3. 预算授权和授权级别:
      1. 职位说明中规定的指定分类工作人员，最高1,000美元;
      2. 系主任/项目协调员最高1000美元;
      3. 管理人员不超过批准的财政年度预算金额.
2. 所有达到或超过5,000美元的采购都需要采购订单，包括 运费、运费和所有增量费用，和/或所有资本支出 购买.
   1. 资本性支出用于:
      1. 非消耗品的有形财产的获得或增加 自然;
      2. items with a unit cost of $5,000 or more; and
      3. 使用寿命在一年以上的物品.
   2. 购买金额等于或超过5,000美元的物品需要订购单，并且必须:
      1. be issued through the 大学's electronic purchasing system; and
      2. 由具有相应账户预算权力的适当工作人员批准.
   3. 购买金额少于$5,000必须使用下列选项之一:
      1. 采购订单可以通过学院的电子采购系统发出。 但不是必需的.
      2. 如果没有发出采购订单，则必须提供采购单据和发票 在应付帐款办公室存档，必须包含授权签名和 发票上要记的账号.
      3. 学院购物卡(P-Card)可以按照规定的信用卡限额和限额使用 事务文档.
   4. 采购订单流程的例外情况可以在副总裁书面放弃的情况下发生 财务和运营总裁或其指定人员，并将该等豁免存档 在应收帐款办公室. 采购订单要求的其他例外情况 用于下列各类支出:
      1. 经授权的员工差旅凭证和差旅垫款;
      2. 持续的公用事业和每月的服务，1.e.，电话，电源等.;
      3. 个人服务合同;
      4. 承包服务;
      5. 设备租赁;
      6. 费/会员/注册;
      7. 会议/住宿;
      8. 补偿;
      9. 转售博天堂官方企业服务项目;
      10. intercampus费用;
      11. 与公共机构或联邦政府签订的合同;
      12. 投资;
      13. 员工福利，包括但不限于保险和tsa;
      14. advertising; and
      15. 公共机构之间的合同，利用现有的招标或当前的要求 作为合同当事人之一的公共机构的合同 原合同满足本政策的竞争性投标要求，且合同无效 允许其他公共机关使用该合同的，并且公共机关同意.
   5. 一揽子采购订单不需要通过学院的电子审批程序. 纸质采购订单必须由相应的管理人员签署 必须注明要使用的帐号吗.
3. 在符合最佳利益的情况下，鼓励有竞争力的报价 确保学院资金的最优价值.
   1. 当成本预计至少为1万美元，不超过10万美元时，报价 必须:
      1. 在采购办公室的协调下，以书面形式提出要求 提供所需产品或服务详细规格的供应商;
      2. 通过电子邮件或书面形式从三个或更多的潜在供应商处获得并签署 由卖方或其代理提供. 其他收货方式(传真、电子邮件、电子邮件) 数据交换等.)是可以接受的;
      3. 保密的:以保密的方式接收的;
      4. 由具有预算权限的适当工作人员签名，记录并放置 在支付采购订单之前在采购办公室存档;
      5. 向教育委员会报告所采取的行动和选择的原因 of a particular vendor, when required per Board Policy 5080; and
      6. 授予出价最低的负责投标人.
   2. 报价过程要求的例外情况可能发生，当一个(或多个)项目列在 《博天堂官方》，购自俄勒冈州价格协议， 或经财务及营运副总裁或其指定人员书面放弃 并将该弃权书存档于应付帐款办公室.
      1. 当合同是ORS 279A中定义的“公共改善”时.010(1)(cc) 及/或ORS 279C中定义的“公共工程”.800(6)，合同价格超过 5万美元，学院与承包商应遵守:
         1. 《博天堂官方》第279C条的现行工资规定.800到279摄氏度.870，如适用;
         2. the contractor registration requirements of ORS 701; and
         3. 适用于该合同的其他法律.
4. 所有主要采购都进行竞争性招标，以确保采购的一致性 规范，有资格的供应商参与的机会，和最佳价值 对于所花费的资金. 采购办公室将协助工作人员进行准备工作 的规格，并将征求和公开投标.
   1. 正式投标程序将在以下情况下进行:
      1. it is deemed in the best interest of the 大学; or
      2. 正在考虑的项目的价格预计将达到或超过100,000美元 用于定期采购和公共设施改善，或用于个人服务合同的10万美元 或者那些涉及建筑、工程、土地测量或相关服务的工作.
   2. 招标过程的最终确定:
      1. 最后的奖励将是负责任的投标人提交最低，响应出价.
      2. 为董事会准备的所有标书都应包括标书的时间表清单 工作人员关于接受或拒绝的建议.
      3. 教育委员会保留豁免手续及拒绝任何申请的权利 任何或所有投标的所有项目.
   3. 投标过程要求的例外情况可能出现在招标文件中列出的项目 社区学院采购规则，通过俄勒冈州价格协议购买， 或由财务及营运副总裁或其指定人员以书面形式放弃 该等弃权书已在应付帐款办公室存档.
5. 多步骤相关招标:
   1. 当最初准备购买说明来支持被认为不切实际时 以价格为基础的奖励，可以发出投标邀请，要求提交 在未标价的报价之后，再发出只限这些投标人参加的投标邀请 根据标准，哪些报价在技术上被确定为可接受的 在第一次征集中提出.
   2. 学院保留对投标人进行资格预审的权利 一个多步骤的密封招标过程被确定为符合最佳利益 大学.

采用日期:1984年8月13日
DATE(S) OF REVISION(S): 07/02/91; 06/29/93; 07/12/94; 02/21/95; 05/16/95; 09/03/96; 06/14/05; 08/03/10; 11/01/12; 12/4/14; 10/31/16; 11/5/2020
上次审核日期:2016年10月31日